Hitham

الجزء الثالث

إن مفهوم الوقت في ظل الإدارة الحديثة يتمثل في توفير واستغلال وقت العمل الرسمي للتركيز على النشاطات التي تجعل من المدير قائداً فعالاً ومن المسئولين الآخرين من موظفين وعمال أشخاصاً منجزين للأعمال المطلوبة بكفاءة وإنتاجية عالية وإخلاص وأمانة لكي تعم الفائدة على الجميع .

يقول أحد كتاب علم الإدارة المشهورين: (إن لم يكن باستطاعة المدير إدارة حياته بفعالية ومهارة فإنه لن يتمكن من أن يكون مديراً ناجحاً وفعالاً ولو كان صاحب مؤهلات علمية عالية ومتمتعاً بقدرة ومهارة وذو خبرة طويلة ومعرفة تامة بعمله وأمور الذين يديرهم )

والمدير الذي يخطط للمستقبل تخطيطاً واقعياً سليماً يمكنه أن يوظف وقته لمعالجة الانحرافات عن الخطط بينما تتوارى المسائل التي تسير وفق الخطة بدون إضاعة وقته وبذلك يطبق مبدأ الاستخدام الفعال والأمثل للوقت ، وهذا ما يشار إليه بمبدأ الإدارة بالاستثناء .
تنظر الإدارة الحديثة لاختيار المسئولين الأكفاء وتدريبهم من أهم عوامل توفير الوقت لأن الإدارة من قبل أكفاء يمكن من تطبيق مبدأ اللامركزية في الإدارة حيث يمنح المدير مرؤوسيه الصلاحيات في معالجة الكثيرمن التفاصيل الإدارية فيتخلص هو من الضغط المتواصل لحل جميع المشاكل صغيرة كانت أو كبيرة ، ويركز وقته على معالجة الأمور الجوهرية المتعلقة بالتخطيط والتطوير .

الوقت وواقعنا المعاصر

في هذا العصر الذي تفشى فيه العجز وظهر فيه الميل إلى الدعة والراحة .. جدب في الطاعة وقحط في العبادة وإضاعة للأوقات فيما فائدة . في الوقت الذي تتفاقم فيه الأعمال وما يتبعها من أزمات وتوتر وإحباطات تؤثر بدورها تأثيراً بالغاً على الحالة الجسمية والنفسية للإنسان ، فإذا بالواحد منا يجد نفسه تحت ضغط تزايد المسؤولية وقلة الوقت المتاح لتحمل تباعتها فيصاب بالإحباطات والأمراض المزمنة .

ففي السبعينات كانت إدارة الوقت الجيدة هي مفتاح النجاح ، وفي الثمانينات تطلب الأمر الإدارة البارعة للوقت والقدرة على التعامل مع كثرة الأوراق والمستوى المبدئي من المعرفة بالحاسب ، وفي التسعيينات تطلب النجاح إدارة مدهشة للوقت ، وآليات قوية لتقليل الأعمال الورقية ودرجة كافية من الإلمام بالحاسب ، أما الألفية الجديدة فهي لا تتطلب فقط الإدارة الخارقة للوقت والورق ومهارات الحاسب المدهشة ومهارات الاتصال ، ولكنها أيضاً تتطلب القدرة على مواكبة الخطى شديدة السرعة للابتكارات التكنولوجية وفلترة الكم الهائل الهادر من المعلومات . فيبذل الكثيرون المزيد والمزيد من الجهد ولكن لا أحد يستطيع المواكبة .

وبما أننا قد استجبنا لضغط الواقع المادي المرهق ، وبددت أوقاتنا مستهلكات الحياة المضنية من فضائيات واتصالات وإنترنت وملاهي وأسواق كبرى بشكل مفرط ، وقد استقبلنا فرط هذه المادية بحفاوة وترحيب بالغ دون قدرة على التحكم ، فإننا نقف الآن أمام عدو شرس متربص يريد استهلاكنا وإنهاك قوانا عن طريق إزهاق أوقاتنا فيما لا عائد من وراءه ... لنرى في النهاية إن أوقاتنا ليس بها متسع للتطوير وليس بها متسع لطرق التحسين الذاتي فضلا من أن يكون لدينا فائض من الوقت لتطوير الآخرين في سياق نهضتنا الحضارية ، أو على أقل تقدير الاهتمام بالأبناء وتربيتهم تربية صالحة ، والحقيقة إن خطورته لا تكمن في شراسة هذا العدو وحسب ، ولكنها تتلبس وتتخفى في أشكال وملهيات ومستهلكات خادعة وبراقه يحسبه الظمآن ماءً ، حتى إذا جاءه لم يجده شيئاً .


فأين واقعنا الآن من قول قتادة بن خليد :
(المؤمن لا تلقاه إلا في ثلاث خلال .. مسجد يعمره ، أو بيت يستره ، أو حاجة من أمر دنياه لا بأس بها)
فحب المال والسلطان والجاه جُبل عليه بني البشر . فأن يحيا الإنسان في رغداً من العيش مطلب حميد ، ولكن بالقدر والكيفية التي تتوافق مع معتقداته وثوابته . وبما يعود عليه أيضا بالنفع والفائدة .

جاء في حكم وقصص الصين القديمة أن ملكاً أراد أن يكافئ أحد مواطنيه فقال له : امتلك من الأرض كل المساحات التي تستطيع أن تقطعها سيراً على قدميك ، فراح الرجل وشرع يطوي الأرض مسرعاً ومهرولاً في جنون .. سار مسافة طويلة فتعب وفكر أن يعود للملك ليمنحه المساحة التي قطعها .. ولكنه غير رأيه وقرر مواصلة السير ليحصل على المزيد .. سار مسافات أطول وأطول وفكر في أن يعود للملك مكتفياً بما وصل إليه .. لكنه تردد مرة أخرى وقرر مواصلة السير ليحصل عللى المزيد والمزيد .. ظل الرجل يسير ويسير ولم يعد أبداً .. فقد ضل طريقه وضاع في الحياة ، ويقال إنه وقع صريعاً من جراء الإنهاك الشديد .. لم يمتلك شيئاً ولم يشعر بالاكتفاء والسعادة لأنه لم يعرف حد الكفاية ( القناعة ) والمسلم ليس كذلك .. فهو يضع بين عينيه وصية رسول الله صلى الله عليه وسلم بالدعاء العظيم " اللهم قنعني بما رزقتني وبارك لي فيه ، واخلف لي في كل غائبة خير " أو كما قال صلى الله عليه وسلم . فقضية الرزق محسومة ومنتهية لدى المسلم ، لذلك فالصراع على الدنيا والتكالب عليها سقط من حسابه .. فلماذا إذن تضيع أوقاتنا وراء سراب .

وحتى تتضح لنا رؤيتنا لأنفسنا ومفاهيمنا عن الوقت ، تعالوا معي لنقرأ واقعنا ونستشرف المستقبل حتى لا نعيش في أوهام ، ودعونا من مجاملة أنفسنا فلم تنفعنا على المدى البعيد، فطموحاتنا الدنيوية في عالمنا اليوم رغم وضوح هدفنا الأسمى في أذهاننا كمسلمين أمست وليس لها حد ، وليس لها سقف ، والتسابق الحميم عليها مازال قائماً بل ومستعراً... فقد غاب طويلاً عنا هذا الهدف فرحنا نقلد ونتسابق ونتنافس في دنيا الناس من أجل الدنيا ، فأي ثمن باهظ تدفعه لذلك؟؟.. إنها أنفاسك الغالية !!!.. إنها ببساطة تضحية رخصية بحياتك !!!. فلنا الحق في أن نأخذ منها نصيبنا ، ولكن بما يخدم هدفنا ، وبما ينطبق مع مخططاتنا ، وبما يكفينا منها ثم تقول نكتفي بهذا القدر .. ونواصل الإرسال بعد الفاصل ، بعد فاصل من التأمل يتم فيه إعادة ترتيب أولويات المخطط .

فإلى أي مدى يأخذك طموحك !!!؟

الطموح مصيدة .. تتصور إنك تصطاده ، فإذا بك أنت الصيد الثمين .. لا تصدق ؟ !! إليك هذه القصة ..

ذهب صديقان يصطادان الأسماك فاصطاد أحدهما سمكة كبيرة فوضعها في حقيبته ، ونهض لينصرف .. فسأله الآخر : إلى أين تذهب ؟ ! .. فأجابه الصديق : إلى البيت لقد اصطدت سمكة كبيرة جداً تكفيني .. فرد الرجل : انتظر لتصطاد المزيد من الأسماك الكبيرة مثلي .. فسأله صديقه : ولماذا أفعل ذلك ؟! .. فرد الرجل .. عندما تصطاد أكثر من سمكة يمكنك أن تبيعها .. فسأله صديقه : ولماذا أفعل هذا ؟ .. قال له كي تحصل على المزيد من رصيدك في البنك .. فسأله .. ولماذا أفعل ذلك ؟ فرد الرجل : لكي تصبح ثرياً .. فسأله الصديق : وماذا سأفعل بالثراء ؟ ! فرد الرجل تستطيع في يوم من الأيام عندما تكبر أن تستمع بوقتك مع أولادك وزوجتك .
فقال له الصديق العاقل هذا هو بالضبط ما أفعله الآن ، ولا أريد تأجيله حتى أكبر ويضيع العمر .. رجل عاقل .. أليس كذلك.

يقول فينس بوسنت : أصبح الإنسان في هذا العالم مثل النملة التي تركب على ظهر الفيل .. تتجه شرقاً بينما هو يتجه غرباً .. فيصبح من المستحيل أن تصل إلى ما تريد ..لماذا ؟ لأن عقل الإنسان الواعي يفكر بألفين فقط من الخلايا ، أما عقله الباطن فيفكر بأربعة ملايين خلية . وهكذا يعيش الإنسان معركتين .. معركة مع نفسه ومع العالم المتغير المتوحش ..ولا يستطيع أن يصل إلى سر السعادة أبداً .

أوقاتنا تلك الثروة المهدرة ( هذا التعبير الموفق الذي عبر به الشيخ ناصر العمر في أحد شرائطه السمعية عن ضياع الأوقات ) أصبحت رهن الضياع ، إما سبب تحول أهدافنا ومخططاتنا عن مسارها الصحيح كما ألمح لذلك فينس .. أو لأن طموحاتنا لم تتوافق مع مبادئنا وقيمنا ، أو إن المادية المفرطة أغرقتنا كما أغرقت الكثيرين فم نتحمل تبعاتها.

كلمة السر هو أن تعيش وقتك وتستمتع به ، ولكنك تبقي عليه باستثمارك له ليعود في رصيدك وفي خزائنك بالنفع والربح الوفير .

سر السعادة أن ترى روائع الدنيا وتبتهج بها دون أن تخرق قوانينك ومبادئك وقيمك الثابتة ، ودون أن تصطدم مع نواميس الكون الغلابة .

نجاحك في استغلالك لوقتك هي حاصل ضرب التوازن بين الأشياء ، وبين أدوارك في الحياة .

من أجل تحقيق هذا التوازن والتوافق والأداء الجيد لأوقاتنا ؟ يجب اتخاذ الخيارات المناسبة وتحديد الأوليات وزيادة الإنتاجية الشخصية ومهارات الإدارة الذاتية ، وحسم الصراع بين الأولويات والتوقعات والتحكم في التوتر ، ما يؤدي إلى تغيير جوهري لكيفية العمل والحياة . وهذا ما ستقدمه لنا الدورة على متن الصفحات القادمة



الجزء الثاني .. ما هي مفاهيمك عن الوقت؟

في هذا الجزء سنبحث ونناقش الإجابات على الأسئلة المطروحة عن مفاهيم..

طريقة التمرين :
ستستخدم طريقة التعليل بمعنى إنك ستقرأ الجملة ، وتقترح إجابة إما صوباً أو خطأً ثم تقدم لنا تبرريك سواء كانت العبارة صحيحة أو خاطئة من وجهة نظرك وإليكم الأسئلة ، وإن شاء الله يكون هذا التمرين خفيف ، والجميع يوفق في الإجابات الصحيحة:

1- هناك أساليب عديدة لتوفير الوقت .
2- كلما كثرة الأعمال ، ازدادت مقدرتك على إنجاز المزيد منها في وقت أقل .
3- إذا لم يكن لديك الوقت الكافي فعليك بذل مجهود أكبر.
4- قم بالعمل وحدك ، فقد لا يتمكن الآخرون من إنجازه بطريقة صحيحة .
5- اكتشاف المشاكل أسهل من التوصل إلى حل .
6- التخطيط للأعمال الروتينية غير ضروري .
7- الاستخدام الفعال للوقت شرط أساسي للنجاح في حياتك .
8- إدارة الوقت تعنى إدارة حياتنا.
9- إدارة الوقت مهارة قابلة للإكتساب والتطوير.
10- المدير الفعال هو ذلك الشخص الذي ينجز الأعمال بكفاءة.
11- بإمكانك دائماً أن تكسف الوقت بتجاوز الإجراءات الروتينية .
12- إدارة الوقت بشكل فعال يؤدى حتماً إلى حصولك على المزيد من الوقت للتزاور مع زملاء العمل.
13- الكثير منا لا يملك الوقت الكاف.
14- تنظيم الوقت واجب شرعيّ، وليس نفلاً أو تطوعاً.


الإجابات الصحيحة للأسئلة:

1- هناك أساليب عديدة لتوفير الوقت. إجابة خاطئة

ما من سبيل لتوفير الوقت ، وما عليك إلا أن تقوم بتمضيته ، وكمثال لو قمت بتخفيض المدة الضرورية لإنجاز مهمة ما ، فستقضي الوقت الذي وفرته في إنجاز عمل آخر .. ومن مقولات باركنسون " إن العمل يمتد ويتضخم بحيث يملأ الوقت الذي يحتاجه لكي يتم إنجازه "
فكر ملياً في الأسلوب الذي تنوي اتباعه لتمضية الوقت ، وخصص الوقت الكافي لقضاء المهمات التي يجب عليك إنجازها . أو تلك التي ترغب في قضائها ، ولا تضيع وقتك في الأعمال التي لا تمت إلى أهدافك بصلة .

2- كلما كثرت الأعمال ، ازدادت مقدرتك على إنجاز المزيد منها في وقت أقل عبارة خاطئة

إذا كنت منشغلاً للغاية ، فهذا لا يعني بالضرورة أنك قد قمت بتحقيق نتائج ما ، فالإقدام على عمل بدون تخصيص الوقت الكافي للتفكير والتخطيط قد يؤدي إلى نتائج خاطئة ،وكذلك في بعض الأحيان يقوم البعض بتخصيص وقت طويل في قضاء أمور تافهة لا تساهم إلا بالقدر اليسير أو حتى لا شيء في تحقق أهدافهم ذات الأولوية القصوى .
فكر ملياً قبل أن تقرر تخصيص الوقت لعمل ما ، وعليك أن تسأل نفسك عن النشاطات التي قد تساهم في تحقيق هدفك الأول ، والتي هي ضمن قائمة الأمور التي تنوي القيام بها وكذلك النشاطات التي تحتاج إلى إضافتها .


3- إذا لم يكن لديك الوقت الكافي فعليك بذل مجهود أكبر. عبارة خاطئة

لا تختر الأسلوب الشاق في العمل . بل حاول أن تعمل فكرك وذكائك ، وهذا أحياناً قد يعني المزيد من الجهد في العمل ، ولكن من الأفضل أن تقوم بالبحث عن أساليب أخرى لإنجاز العمل ، وذلك بأن تسأل نفسك عما إذا كانت جميع الخطوات المتبعة ضرورية لإنجاز العمل ؟ وعما إذا كان من المكن دمج واختصار تلك الخطوات وخصوصا إذا كان قد سبق للآخرين القيام بمثل هذا العمل .
حاول إيجاد السبل لتخفيض عدد المهمات أو الخطوات المتبعة ، والتي من شأنها إنجاز العمل بصورة أسهل وأسرع مع المحافظة على المستوى الجيد في الأداء .

4- قم بالعمل وحدك ، فقد لا يتمكن الآخرون من إنجازه بطريقة صحيحة . عبارة خاطئة

إذا كنت تدير عمل ، فإن تقييم أداءك كمدير للعمل يتوقف على حسن إدارتك لفريق عملك ، وعلى حسن أداء هذا الفريق الذي ترأسه ، وهذا يعني أنه إذا حاولت كمدير أن تقوم بجميع أعباء ومهام إدارتك وحدك فإن هذا من شأنه حرمان أعضاء الفريق الذي ترأسه من فرص النمو والتعلم ، أضف إلى ذلك أنك ستضطر إلى قضاء أغلب وقتك في الإنتاج لا في التخطيط أو الإدارة ، وهو الدور الصحيح الذي أعددت للقيام به .
عليك بتفويض من هم دونك بإنجاز الأعمال المناطة بهم ، وهذا من شأنه تنمية قدراتهم ، وتشجيعهم على تأدية عملهم كفريق ، وإذا لم تتوفر المهارة الكافية ، فإنفاقك ساعة من وقتك لتعليمهم وتدريبهم خيراً لك من أن تكرر أنت نفس العمل إلى الأبد .

5- اكتشاف المشاكل أسهل من التوصل إلى حل . عبارة خاطئة

من البديهي أنه لا سبيل إلى إيجاد حل لمشكلة ما بدون التعرف على تفاصيلها أولاً ، ومحاولة الوصول إلى حل المشكلة بسرعة ينتج عنه معالجة الأعراض أو الظروف المحيطة بالمشكلة وليس حل جوهر المشكلة ، والسبيل الصحيح كي تتمكن من التعرف على تفاصيل المشكلة هو جمع المعلومات الكافية عن الموضوع ، فمثلاً لو كانت المشكلة المطروحة متعلقة بالوقت الطويل الذي يقضيه الموظفون على الهاتف ، فما عليك إلا أن تقوم بتدوين أرقام المكالمات المطلوبة ، ومدة الاتصالات الهاتفية ، وتوقيت المكالمات ، وكذلك الأشخاص الذين قاموا بالاتصال ، وهذا يعني أنه في حالة توفر المعلومات الكافية فبإمكانك أن تعي طبيعة المشكلة بالضبط وكيفية حلها والتصدي لها .

ليس من الصواب أن نفترض أن الأعراض أو الظروف المحيطة بمشكلة ما بمثابة لب المشكلة نفسها فالسبيل الوحيد لتفهم طبيعة أي مشكلة هو السعي إلى جمع المعلومات الكافية عن موضوع المشكلة ، وحالما تتوفر هذه البيانات بصورة كافية تبدو الحلول أسهل ، واحتمالات تحقيقها أكثر .

6- التخطيط للأعمال الروتينية غير ضروري . عبارة خاطئة

فتسجيل وقائع وتوقيت الأعمال اليومية على مدى من الزمن يمكننا من التعرف على نمط أعمالنا الدائرة ، وتوقيتها ، وهذا لا يعني أنه باستطاعتنا معرفة ما سيستجد من أعمال ، ولكن على الأقل سيمكننا من التنبؤ بعدد وطبيعة النشاطات والأعمال المتوقعة خلال أسبوع من الزمن .
من المهم التخطيط للأعمال الروتينية بعد التعرف على أنماطها تاركاً بعض المجال للأعمال الطارئة

7- الاستخدام الفعال للوقت شرط أساسي للنجاح في حياتك . عبارة صحيحة

النجاح يعنى تحقق الأهداف، وإدارة الوقت تعنى إختيار وأداء الأعمال التى تكفل تحقق الأهداف ، ضع أهدافك اعمل على تحقيقها .. تنبه دائماً إلى الأعمال التي تقوم بها هل هي في دائرة تحقيق أهدافي أما لا ، ومن ثم انطلق للنجاح

8- إدارة الوقت تعنى إدارة حياتنا. عبارة صحيحة

عدد الثوان والدقائق والساعات والأيام ما هي إلا حياتنا ، والتخطيط لاستثمارها الاستثمار الأمثل هو الإدارة الجيدة لحياتنا ، فلا تترك الأحداث تسوقك ، حدد هدفك في الحياة .

9- إدارة الوقت مهارة قابلة للإكتساب والتطوير. عبارة صحيحة
لكل منا عادات وسمات مختلفة وهي قابلة للتغيير والتطوير ، فاكتسب ما يضيف إلى رصيدك قيمة ، واحرص على ما ينفعك .

10- المدير الفعال هو ذلك الشخص الذي ينجز الأعمال بكفاءة. عبارة خاطئة

علينا هنا التمييز بين المهارة والقدرة على إنجاز العمل بسرعة وأقل تكلفة من جانب ، وبين الفعالية ، والتي هي إنجاز العمل المراد إنجازه في الوقت المحدد وبالطريقة الصحيحة التي تحقق أهدافك . إن إنجاز العمل الصائب المحقق للأهداف هو أهم من القيام بالأعمال بشكل صحيح ( وبينما يقوم الفنييون بإنجاز العمل بالطريقة الصحيحة ، فعلى مدراء الإدارات أن يقوموا بإنجاز العمل الصائب ) أي العمل الذي يخدم أهداف المؤسسة .
علينا التركيز على الفعالية وعلى النشاطات التي .. تساهم في تحقق أهدافنا .

11- بإمكانك دائماً أن تكسب الوقت بتجاوز الإجراءات الروتينية . عبارة خاطئة

إن لجوء البعض أحياناً إلى اختصار الخطوات في إنجاز المهمات قد يكلفهم الكثير من الوقت لأن هذا الاختصار عادة ما يكون على حساب الأوقات المخصصة للتدريب والتخطيط ، فالمهمات العاجلة لها نتائج قصيرة الأمد ، والأعمال الهامة لها نتائج بعيدة المدى .
كن يقظ من مصيدة العاجل ، واحذر المخاطرة إعمل على تطوير سبل العمل بدلاً من التحايل عليها.

12- إدارة الوقت بشكل فعال يؤدى حتماً إلى حصولك على المزيد من الوقت للتزاور مع زملاء العمل. عبارة خاطئة

المزيد من الوقت ينبغى إنفاقه على ما يستحقه من أعمال ، راع التوازن في توزيع الأعمال . إن مفهوم الإدارة الفعالة للوقت هو تكريس المدة المناسبة من الوقت للقيام بكل مهمة ، وقد يتطلب إنجاز بعض المهام وقتاً أقل بينما بعض المهام الأخرى وقتاً أكثر . لا تنسى أن (الواجبات أكثر من الأوقات)

13- الكثير منا لا يملك الوقت الكاف. عبارة خاطئة

الوقت متاح للجميع ، ولكنه محدود ، ولذا فإن أردت إدارة وقتك بشكل فعال فعليك مراعاة التناسب والتوازن في قضاء وقتك ، وعليك التحكم في وقتك وأن لا تدع الوقت ولا أحداث تتحكم فيك .
حدد أهدافك حسب اولوياتها ، ثم اقض مدة أكبر في إنجاز الأهداف الهامة ذات الأولوية القصوى .

14- تنظيم الوقت واجب شرعيّ، وليس نفلاً أو تطوعاً عبارة صحيحة

ودلت عليه الآيات القرآنية والأحاديث الشريفة التي قدمنا بها في المقدمة النظرية .

مع تحيات هيثم الشامى