المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : سلسلة 2-1 نظام تدفق المعلومات الإدارية



miss-sara
23-Oct-2007, 06:53
الهيكل التنظيمي للمؤسسة هو الإطار الذي يحدد:

الإدارات والوحدات التي تتكون منها المؤسسة.
المواقع الوظيفية بكل الإدارات والوحدات بالمؤسسة.
الوصف الوظيفي لكل موقع وظيفي بالإدارات/والوحدات المعنية بالمؤسسة (المسئولية والصلاحيات).
العلاقات بين كل موقع داخل الإدارة/ الوحدة الواحدة المعنية بالمؤسسة.
العلاقات بين الإدارات/ الوحدات المختلفة داخل المؤسسة.
وبشكل إجمالي فإن الهيكل التنظيمي يُعنى في المقام الأول بتحديد دور كل فرد أو إدارة (مسئولياته وصلاحياته) في تحقيق أهداف المؤسسة. وبما أن أهداف المؤسسة يتم تحقيقها من خلال برامج وأنشطة يلعب فيها كل فرد أو إدارة دوراً محدداً بمسئوليات وصلاحيات محددة فلا بد من توفير آلية لتداول المعلومات بين الأفراد والإدارات تمكن من القيام بالأدوار المطلوبة على الوجه الأكمل. هذه الآلية يطلق عليها اسم نظام تدفق المعلومات.

وعند التفكير في تصميم نظام تدفق معلومات لأي مؤسسة يجب في البداية الإجابة على الأسئلة التالية:

ما هي صلاحيات/ مسئوليات كل إدارة/ وحدة بالمؤسسة؟ ومن ثَمّ ما هي صلاحيات ومسئوليات كل موقع وظيفي في الإدارة/ الوحدة.
ما هي القرارات التي يتم اتخاذها بواسطة كل موقع وظيفي في الإدارة/ الوحدة.
ما هي المعلومات المطلوبة لاتخاذ كل قرار من هذه القرارات؟.
أين يمكن الحصول على المعلومات المطلوبة لاتخاذ كل قرار؟.
متى يتطلب الأمر الحصول على هذه المعلومات؟ (الفترة الزمنية).
كيف يمكن الحصول على هذه المعلومات؟ (أشكال الحصول على المعلومات)
وبناءاً على ذلك يتم تصميم نظام تدفق المعلومات للمؤسسة على ثلاث مستويات:
نظام تدفق المعلومات داخل الإدارة/ الوحدة (بين الموقع الوظيفي في الإدارة/ الوحدة في المؤسسة).
نظام تدفق المعلومات داخل المؤسسة (بين الإدارات/ الوحدات المختلفة في المؤسسة).
نظام تدفق المعلومات بين المؤسسة والبيئة المحيطة بها (بين المؤسسة والمؤسسات الأخرى أو المجتمع).
وعليه فإن نظام تدفق المعلومات يتضمن الآتي:
المعلومات المطلوبة لكل جهة معنية بالأمر (محتويات التقرير).
وسائل وأشكال تداول المعلومات (تقارير مكتوبة – تقارير شفاهية).
الإطار الزمني لتداول التقارير (يومية – شهرية – ½ سنوية – سنوية).
الأفراد أو الجهات المسئولة عن إعداد التقارير.
الجهات التي تقدم إليها هذه المعلومات (التقارير).


-----
دليل الممارس التنموي

هدى عبدالعزيز
23-Oct-2007, 09:17
سارا..
الله يعطيكِ العافية.

miss-sara
24-Oct-2007, 07:12
هدى..
الله يعافيك :)