المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : سلسلة 1-1 إعداد التقارير



miss-sara
20-Oct-2007, 05:00
تعريف التقرير:
هناك العديد من التعريفات للتقرير منها:
هو عرض كتابي أو شفوي للحقائق والبيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة عرضاً تحليلياً بطريقة سلسة مبسطة مع ذكر المقترحات التي تتناسب مع النتائج التي يتم التوصل إليها من خلال التحليل.
وهو وثيقة إدارية للاتصال الكتابي أوالشفوي بين مختلف المستويات الإدارية تتضمن عرضاً وافياً للمعلومات المتعلقة بموضوع معين.


ومن ذلك يتضح أن التقرير:
قد يكون مكتوباً أو شفوياً.
قد يتضمن حقائق ومعلومات ومقترحات وتوجيهات.
قد يكون وسيلة اتصال بين شخصين أو جهتين

أهداف التقرير:
إعطاء معلومات إدارية لازمة للعمل.
تفسير ظاهرة مرتبطة بمستقبل العمل.
عرض أفكار جديدة لتحسين العمل.
دراسة مشكلة محددة في بيئة العمل.
توفير معلومات لازمة لصناعة القرار.

متطلبات في التقرير
التفكير الموضوعي.
الاستنتاج المنطقي.
الصياغة اللغوية السليمة.
القدرة على التعامل مع المعطيات والمعلومات.
معرفة وفهم الاتجاهات الإنسانية في بيئة العمل.
توقع ردود فعل القارئ على مضمون التقرير.


خطوات إعداد التقرير:
هناك عدة خطوات يجب أن يتبعها كاتب التقرير وهي كالآتي:
1- الشعور بالمشكلة وتحديدها وتحليلها :
وتعتمد هذه الخطوة على مهارة كاتب التقرير في تحديد المشكلة وهي من أهم مراحل كتابة التقرير.
2- تحديد هدف التقرير وهيكله العام :
تحديد الهدف من التقرير وهيكله العام يحقق المزايا التالية:
العرض المنظم والمنطقي للأفكار.
إعطاء كل جزء في التقرير القدر المناسب من الاهتمام وفقاً لأهميته مقارنةً بالأجزاء الأخرى .
تحديد الوقت والجهد والموارد اللازمة للانتهاء من كتابة التقرير.
3- تنظيم البيانات والمعلومات وتحليلها :
ويقصد بها الحقائق والآراء التي تخدم التقرير أي التي تتعلق بموضوع التقرير مباشرة وتؤدي إلى استخلاص نتائج محددة لذا لابد من:
أ. تحديد مصادر البيانات والمعلومات (مراسلات، سجلات، … الخ)
ب. تحديد طرق جمع البيانات والمعلومات (ملاحظة، مقابلة، استبيان، … الخ)
ج). تنظيم وترتيب البيانات والمعلومات
د). العرض البياني للمعلومات (رسوم، جداول، … الخ) على أن يراعى في أساليب العرض البساطة وعدم التعقيد وتوضيح مصادر المعلومات. إذا تم استخدام عدد كبير من الرسوم البيانية يمكن أن تكون في ملحق خاص.
هـ). تفسير البيانات وتحليلها:يجب أن تكون منطقية واضحة – غير متحيزة.


4- كتابة التقرير وتحديد طريقة العرض :
أ. وضع الجدول الزمني:
يتم هنا تحديد الزمن المناسب للانتهاء من كل خطوة وهي الخطوة الأخيره والتي تليها مباشرة مرحلة الكتابة
ب. كتابة التقرير:
ويراعى فيها الآتي:
العنوان واضحاً ومحققاً لهدف التقرير
عرض المعلومات بصورة متسلسلة، وتحت عناوين رئيسية وفرعية
بيان النتائج التي تم التوصل إليها والمقترحات المقدمة
ج. المراجعة:
بها يجيب كاتب التقرير على عدة أسئلة مثل هل التقرير واضح؟ هل هناك نقطة ما لم تتم تغطيتها بالصورة المناسبة … الخ.
د. تحديد طريقة العرض:
إذا كان التقرير سيعرض على مجموعة فعلى كاتب التقرير أن يحدد طريقة العرض والمعينات التي سيستخدمها.



أنواع التقارير
تصنف التقارير على ضوء العوامل الآتية:
1- الموضوع: مالية/ محاسبية/ إدارية/ تسويقية.
2- تقارير تقدم العمل.
3- سلطة التكليف: بناءاً على تكليف رسمي من سلطة أعلى لإنجاز مهمة محددة.
4- الرسمية: تقارير رسمية وفق إجراءات معينة لا يجوز تجاوزها- تقارير غير رسمية عادة ما تتم داخل الإدارة الواحدة.
5- الحجم: من حيث الطول والقصر.
6- الفترة الزمنية التي يغطيها: تقارير دورية، طارئة، … الخ.
7- الجهة الموجه لها التقرير: داخلي، خارجي.
8- هيئة وشكل التقرير: شفوي أو مكتوب.
9- الغرض: تنسيق، إعطاء معلومات، … الخ.
10- دورة التقرير: رأسية، أفقية، متعددة الاتجاهات.
11- المستويات: دولية، وطنية، قطاعي، الوحدة.




-----
دليل الممارس التنموي

هدى عبدالعزيز
20-Oct-2007, 08:01
مرحبا سارا..
موضوع رائع ..
أحب أن أشير أيضاً إلى أن كتابة التقارير بشكل جيد تُمكن القارئ من الوصول إلى المعلومة التي يريدها بسهولة وتُمكنه من فهم الموضوع وبالتالي تُساعد على اتخاذ القرارات السليمة.
وكذلك فإن الأخطاء في كتابة التقارير تؤدي إلى مشاكل عديدة مثل الحاجة إلى طلب معلومات إضافية أو طلب إعادة كتابة التقرير أو إضاعة وقت كبير في قراءة أو فهم التقرير أو فهم الموضوع بشكل خاطئ...


شكرا سارا.
سننتظر بحماس بقية محتوى هذه السلسة من اعداد التقارير..
بارك الله فيكِ.

miss-sara
23-Oct-2007, 06:48
اتفق معك أخت هدى فر طرحك
ويجب ان نركز على الإمانه في إعداد تقارير التقيم وعدم التحيز للعواطف إيظن ,,وخصوصاً واننا امه عاطفيه جداً :D

خادم المساكين
24-Oct-2007, 01:45
رائــــــــــــــع ،،

miss-sara
24-Oct-2007, 07:12
الرائع مرورك :)

المثنى ابن الوليد
25-Oct-2007, 04:46
جميل جدا ان نرى مثل هذا الاثراء المفيد لنا ويطور مهارتنا .
افضل ما في التقارير انها تثبت الوقائع وتبقى للتاريخ والاجيال ومفيدة لا سترجاع المعلومات والبداية من حيث انتهى الآخرون ولكنها امانه لكل كلمة يكتبها الفرد
يقول الشافعي رحمه الله
وما من كاتب الا سيفنى ويبقى الدهر ما كتبت يداه
مشكورررررررررررررررررررررر جدا على جهودكم وحرصكم اختي الكريمة

lalloun
07-Nov-2007, 04:55
جزاك الله خيراً على المعلومات القيمة والمفيدة جعلها الله تعالى في ميزانك

عصام المنياوى
10-Apr-2008, 12:48
اود ان اضيف انه كلما كان التقرير مكتوبا وبشكل مفصل كان اكثر اهميه

من التقرير الشفهى حيث ان التقرير المكتوب يعد مرجعا للحاله

او الموضوع محل كتابة التقرير يمكن الرجوع والعوده اليه وقتما نشاء ووقت الحاجه اليه

miss-sara
12-Apr-2008, 08:08
لم تخلق التقارير إلا لتكن مرجع بعد دهر
واتفق معك أخى عصام على الوضوح والتفصيل في إعداده
شكراً للجميع