المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : أدوار الهيئة الإدارية



miss-sara
26-Jul-2007, 08:56
تتولى الهيئة الإدارية، بحكم موقعها القيادي، القيام بالأدوار الحيوية في الجمعية للمحافظة على وجودها واستقرارها في توفير وتطوير خدماتها وأنشطتها.
ومن أهم هذه الأدوار:
•قيادة الجمعية وتوجيهها في الاتجاه الصحيح، والذي يتفق مع نظامها الأساسي ورؤيتها ورسالتها وأهدافها وقيمها.
•تطوير أداء الجمعية ورفع مستوى قدراتها وحسن إدارة مواردها البشرية والمالية.
•المحافظة على استقرارها وفاعليتها واستمراريتها.

وحتى تنجح الهيئة الإدارية في أداء هذه الأدوار والاستجابة لها، لا بد لها من أن تحدد المهام الرئيسية التي يؤدي القيام بها تحقيق تلك الأدوار.

1. مهام الهيئة الإدارية:
إن فهم أعضاء الهيئة الإدارية للمهام التالية والتزامهم بالقيام بها يساعدهم على النجاح في تحقيق الأدوار الحيوية للجمعية

التخطيط للمستقبل:
التخطيط هو العملية التي يتم فيها تحديد الوضع الحالي للجمعية والإنجازات التي تنوي تحقيقها والوسائل والآليات التي ستستخدمها للوصول إلى تلك الإنجازات. ويعتبر التخطيط من المؤشرات الهامة التي تساعد الجمعيات على النجاح، حيث أن التخطيط يأخذ بالاعتبار تقييمات عوامل القوة والضعف داخل الجمعية، والفرص المتاحة والمخاطر التي تعترض عمل الجمعية في محيط عملها، بالإضافة إلى أن التخطيط طويل المدى يوفر الاستقرار والاستمرارية في الإدارات المتعاقبة على الجمعية.
من الضروري أن يشارك كافة أعضاء الهيئة الإدارية في وضع خطط الجمعية لما توفر هذه المشاركة لهم من شعور بالانتماء إلى هذه الخطط وبالتالي استعدادهم لتنفيذها. والمطلوب من أعضاء الهيئة الإدارية إثارة الأسئلة الحيوية أثناء عملية التخطيط ووضع الإجابات الواقعية لها.
وتشمل مهمة التخطيط للمستقبل كل المسؤوليات والنشاطات والأعمال التي تساعد على إنجاح الجمعية على المدى البعيد.
ومن المفضل أن تركز الهيئة الإدارية على التخطيط طويل المدى والتخطيط الاستراتيجي وليس التخطيط اليومي أو قصير المدى، فالتخطيط طويل المدى يلبي الاحتياجات المستقبلية للمنظمة في الاستمرار والنمو.


تحديد وتقييم أداء الجمعية:
يجب أن تعمل الهيئة الإدارية، وعلى الأقل بشكل سنوي، على تحديد وتقييم أداء مختلف هياكل وأجهزة وبرامج وأنشطة الجمعية والعاملين فيها، والعمل على تحليل نتائج ومخرجات التحديد والتقييم والاستفادة منها.
وتساعد عمليتي التحديد والتقييم للجمعية على التأكد من تحقيقها للغايات التي أنشئت من أجلها، كما تساعدها على التحقق من مستوى الخدمات التي تقدمها ومدى تأثيرها على بيئة العمل المحيطة بها، كما تساعدها على تحديد وضعها ومدى قدرتها على تنفيذ نشاطات أخرى، كما يفيد التحديد والتقييم باستقاء الدروس والخبرات من التجارب التي مرت بها لتستفيد منها في نشاطاتها المستقبلية.

تصميم وتطوير البرامج والأنشطة والخدمات:
من المهام الرئيسية للهيئة الإدارية تصميم وتطوير خدمات وبرامج الجمعية، والتوصل إلى مقترحات جماعية وواضحة تتعلق بتقوية هذه البرامج والخدمات أو اقتراح خدمات وبرامج جديدة. وتكمن أهمية هذه المهمة للهيئة الإدارية في أن كل ما تقدمه الجمعيات من خدمات وبرامج هو مؤشر على مدى نجاحها في تلبية احتياجات أعضائها والفئات المستفيدة من وجودها.
إن متابعة الهيئة الإدارية لخدمات وبرامج الجمعية يساعدها على الملاءمة بين إمكاناتها البشرية والمالية وبين حجم النشاطات التي تقدمها وتحقيق التوازن بينها بما يكفل عدم إرهاق المنظمة بمسؤوليات والتزامات تفوق وبين قدراتها.
ويجب أن لا يقتصر دور الهيئة الإدارية على متابعة وتطوير ما هو موجود من خدمات وبرامج، بل لا بد أن تقوم بالتفكير بشكل ابتكاري بخدمات وبرامج جديدة تتناسب مع رسالة الجمعية وأهدافها وتفتح المجال أمام توسيع عدد المستفيدين من وجودها .


تطوير الموارد المالية وحسن إدارتها:
يتوفق نجاح أي جمعية على توافر الموارد اللازمة لتحقيق أهدافها، ومن ثم كان توفير الموارد على رأس مسؤوليات مجلس الإدارة. إن جمع الأموال بطريقة فعّالة يعد أحد المعايير الأساسية لقياس مدى قدرة الهيئة الإدارية والتزامها وتأثيرها، ومن ثم فإن كل عضو من أعضاء الهيئة الإدارية مطالب بالتفكير والعمل على ربط الجمعية بمصادر تمويلية أو التفكير بوسائل تساعد الجمعية على توفير موارد مالية كالمساهمات الشخصية أو حملات جمع التبرع أو متقرحات تمويل مشاريع أو استثمارات المنظمة.
ولا يتقصر دور الهيئة الإدارية على توفير الموارد فحسب، بل يمتد ليشمل الإشراف المباشر على حسن إدارة هذه الموارد، من خلال مراقبة تنفيذ بنود الموازنات من واردات ومصاريف، سواء المتعلقة بالموازنة العامة أو بموازنات المشاريع والبرامج التي تنفذها الجمعية.


تكوين قنوات اتصال وعلاقات عامة مع الجهات الاخرى:
من العوامل الرئيسية التي تدعم استقرار وأعمال الجمعية هو وجود شبكة من العلاقات العامة الواسعة لها في بيئة العمل لما توفره هذه الشبكة من جمهور واسع يطلع على إنجازات الجمعية ومن خلق آفاق تعاون وعمل جديدة مع الجمعيات الأخرى.
ولأن الهيئة الإدارية هي حلقة الوصل ما بين الجمعية والبيئة المحيطة بها كان من أهم واجبات أعضاء الهيئة الإدارية استمثار الفرص المتاحة لتقوية علاقات الجمعية والتعريف بها وبنشاطاتها وبأهدافها وإنجازاتها وخلق فرص للعمل في إطار تحالفات من الجمعيات الأخرى التي تجتمع على نفس الاهداف أو من خلال استقطاب اهتمام الشخصيات العامة أو الجمهور إلى تلك الأهداف.



المصدر/
المتميز للمنظمات الغير حكوميه

ام انغام
29-Jul-2007, 09:55
شكر كبير اليكى اختى سارة
معلومات مهمة جدا فعلا
وللعلم نحن مجرد نادى تطوع
بمركز شباب ونطبق هذا فى عمل مشاريعنا
ويوجد لدينا لجنة (تنمية المواد ) ولكن
نحن غير مشهرين ارجو توضيح تفعيل هذة اللجنة
شكرا

miss-sara
29-Jul-2007, 03:55
حياك الله أختى الكريمه
سعيده بمرورك ان شا ءالله ساقوم بالبحث عن طلبك :)

هشام فرغلى
29-Jul-2007, 09:06
جزاك الله خير اختى سارة
وارجوا فعلا الرد على طلب
ام انغم لو سمحتى

miss-sara
29-Jul-2007, 09:09
ان شا ءالله قريباً جداً :)
ماطلبتو شي موضوع كامل عن طريقه التشهير والإعلان عن الجمعيات الجديده