المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : السجلات في الجمعيات الخيرية



هدى عبدالعزيز
21-May-2007, 10:21
السجلات في الجمعيات الخيرية


السجلات هي عماد ادارة الجمعية, والهيئة الإدارية الحريصة هي التي تكون سجلاتها وملفاتها وأضابيرها كاملة وواضحة ومرتبة وتعكس صورة مشرقة عن كفاءة واهتمام أعضاء الهيئة الإدارية، ومن المؤسف حقاً عدم اهتمام كثير من الجمعيات الخيرية بهذا الجانب خاصة الجمعيات الريفية التي تحتاج الى بذل مزيد من الجهود من قبل الأعضاء والمرشدين الاجتماعيين في تنظيم الملفات والسجلات.

السجلات و الملفات الإدارية
من الصعب حصر جميع أنواع السجلات والملفات التي يمكن للجمعيات الخيرية اقتنائها وذلك بسبب اختلاف أنواعها ومدى الحاجة اليها من جمعية الى أخرى في ضوء نشاطها وخدماتها وفيما يلي بعض أنواع السجلات:
1. سجل الصادر والوارد:
في هذا السجل تسجل المراسلات الواردة والصادرة، وتعطى أرقاماً مسلسلة وبعد اتخاذ الإجراءات المناسبة تحفظ في أضابير خاصة حيث تعطى هي الأخرى أرقاماً ورموزاً خاصة لسهولة الرجوع اليها عند اللزوم.

2. سجل الموظفين:
يجب أن تخصص الجمعية سجلاً للجهاز الوظيفي فيها بحيث يحتوي على بيانات ومعلومات عن كل الموظفين والمستخدمين من حيث أسمائهم وأعمارهم وحالتهم الإجتماعية ومؤهلاتهم وخبراتهم وتاريخ التحاقهم بالعمل وما الى ذلك من بيانات ومعلومات أخرى هامة. ويخصص في هذا السجل صفحة أو أكثر حسب الحاجة لكل موظف. كذلك يجهز ملف خاص لكل موظف يوضع فيه طلب العمل وشهادة الميلاد ونسخ مصدقة عن شهاداته وغير ذلك من الأوراق التي تلزم وتحدد من قبل ادارة الجمعية ويسمى هذا بملف الموظف.

3. سجل العضوية:
وهو للأعضاء العاملين ويشتمل على معلومات توضح اسم العضو، وتاريخ انتسابه، وقيمة الإشتراك، وتاريخ أدائه، وأرقام الايصالات المثبتة وهذا السجل يساعد على حصر عدد الأعضاء المشتركين في الجمعية، ومجموع المبالغ التي دفعوها والمبالغ المستحقة على المتخلفين منهم عن الدفع.

4. سجل دوام الموظفين:
و يسمى هذا السجل أحياناً دفتر الحضور والإنصراف اليومي ويبين هذا السجل اسم الموظف، وساعة قدومه للعمل، وتوقيعه، وكذلك ساعة مغادرته العمل وتوقيعه.

5. سجل اجتماعات الهيئة الإدارية:
يستخدم هذا السجل لتدوين وقائع جلسات واجتماعات الهيئة الإدارية الدورية، وأسماء الأعضاء الذين حضروا الاجتماع وتوقيعهم وترصد فيه القرارات التي اتخذها الأعضاء في جلستهم، وهذا السجل في غاية الأهمية لأن كآفة فعاليات ونشاطات الجمعية ترتبط به مباشرة، وتتأثر بالقرارات المتخذة من قبل أعضاء هيئة الادارة.

6. سجل اجتماعات الهيئة العامة:
يستخدم هذا السجل لرصد وقائع اجتماعات الهيئة العامة للجمعية.

7. سجل الإجازات:
يستخدم هذا السجل الذي يكون مصمماً خصيصاً لغاية تسجيل الإجازات التي يأخذها الموظف، أو المستخدم بمختلف أنواعها.

8. سجل الدورات التدريبية:
الجمعية الخيرية التي تقوم بعقد الدورات التدريبية يجب أن يتوافر لديها سجل باسم سجل الدورات التدريبية، أو سجل التدريب، و يقسم هذا السجل الى أقسام حسب نوع الدورات، وتتضحم معلومات الدورة الواحدة اسم الدورة، ومدتها، ورسم الإنتفاع، وعدد المتدربين. ويفيد هذا السجل في حصر الأعداد التي تم تدريبها من المجتمع المحلي في مختلف المجالات التدريبية.

9. سجل الزوار:
يزور الجمعيات الخيرية من فترة الى أخرى عدد من الضيوف والزوار والشخصيات البارزة التي تهتم بشؤون الجمعيات الخيرية، وفي هذا السجل يكتب الزائر انطباعاته وملاحظانه التي خرج بها من زيارته.
10. سجل المرشد الإجتماعي:
لدى الجهات الرسمية والأهلية المشرفة على أعمال ونشاطات الجمعيات الخيرية مرشدين اجتماعيين وظيفتهم ارشاد وتوجيه أعضاء الجمعية الى اتباع أفضل السبل في العمل الإجتماعي التطوعي، وفي هذا السجل يدون كل مرشد ملاحظاته، و نتائج زيارته و توصياته.


11. سجل المتطوعين:
هناك عدد من الجمعيات الخيرية التي يعاونا في أعمالها عدد من المتطوعين من خارج الهيئة العامة والإدارية، وهذا السجل يوضح اسم المتطوع، وتاريخ بدء تطوعه، ونوع التطوع الذي قام به، وساعات تطوعه.

12. سجل القرية:
أو يمكن تسميته بسجل المجتمع المحلي الذي تقع الجمعية فيه. وتنبع أهمية هذا السجل الذي تفتقر إليه معظم الجمعيات الخيرية من أن الجمعية كمؤسسة محلية يجب أن يتوافر لديها عن مجتمعها المحلي بيانات ومعلومات وأرقام عن النواحي السكانية والإقتصادية والزراعية والسكنية والصحية والخدماتية والمؤسسات العاملة فيه. ويشير واقع الجمعيات الخيرية خاصة الريفية منها إلى افتقارها للمعلومات والبيانات اللازمة عن مجتمعاتها المحلية.

فكثير من الجمعيات الخيرية التي تعمل على خدمة الأطفال مثلاً قد لا تعرف عدد الأطفال في القرية، والجمعيات الخيرية التي تقدم خدمة للمعوقين قد لا تعرف عدد المعوقين ولا نوع اعاقتهم في المجتمع المحلي لهذا ننصح الجمعيات الخيرية بضرورة العمل على ايجاد سجل المجتمع المحلي لما له من أهمية في النواحي التالية:
*أ. يعطي هذا السجل صورة عن أوضاع المجتمع المحلي.
*ب. يصف حاجات المجتمع المحلي.
*ج. يساعد الأعضاء في عملية التخطيط خاصة عند وضع الخطة السنوية لأعمال الجمعية.
*د. يساعد على توفير المعلومات للجهات التي تزور الجمعية.
*ه. يساعد على تبرير تنفيذ عدد من المشروعات والبرامج لأن هذا السجل يعكس حقائق ومعلومات وبيانات صحيحة (هذا بطبيعة الحال إذا قام الأعضاء بجمع المعلومات بأنفسهم و تأكدوا من صحتها وواقعيتها).

13. السجل المالي والإداري:
يحتفظ بهذا السجل الشخصي المشرف على نشاطات الجمعية (مدير أو مديرة الجمعية) أن وجد، ويبين هذا السجل ايرادات الأنشطة، وتحليل أرقام المستندات، واسم المشترك، والشهر الذي تم دفع القسط عنه ويتم التسجيل به فوراً حال قيام المشرك بالدفع.







((((منقول))))

سليل
22-May-2007, 05:41
شكرا لك هدى على الموضوع وحسن اختياره

وكما ذكرت السجلات هي الدليل الذي يستخدم في معرفه مدى التطورللجمعيات ...

بدريه احمــد
22-May-2007, 11:57
بسم الله
اشارتك في الموضوع رائعه لاهمية العمل السكرتاري والادارة المكتبيه
ليس فقط لاني درسته لفتره ولكن لاني عرفت من خلاله ان السكرتاريه والادارة
المنظمه فعلا .. نواة مؤثرة بشكل فعال في سير المؤسسات .

gara2
23-May-2007, 04:35
موضوع جدا رائع .بارك الله فيك على المعلومات القيمه .

هدى عبدالعزيز
26-May-2007, 09:27
مرحباً..
سليل..
بدرية أحمد..
gara2..

شكراً لمروركم..

عبدالله بن عبدالرحمن
01-Jun-2007, 04:01
من أبو عبدالرحمن الامين إلى الأخت \ هدى جهد مبذول مشكور والى المزيد وارجو أن تركز على تطوير الجمعيات المحلية وخاصة التى تتعامل مع المحتاج في استحداث طرق ووسائل تحترم المستفيد من خدماتها ويبدو أن الاخت هدى من المشاركات المطلعات على تجارب كثيرة في عالم التطوير وخاصة في الجمعيات وارجو من الزميلة النزول الى ارض الميداني وسبر العمل والمحاولة على تطويره . ولانس تطوير مواقعهم الالكترونية التى تعتبر واحهة مهمهة جداً وارجو من الزملية زيارة الجمعيات الاردنية والكويتية والمقارنة بينها وبين الجمعيات في السعودية من ناحية التطوير المستمر
ومرة اخرى اشكر الأخت هدى على مشاركاتها المميزة وان أول المستفيدين من طرحها .

هدى عبدالعزيز
03-Jun-2007, 11:47
الأخ الفاضل/ عبدالله بن عبد الرحمن

أشكرك على الكلمات التي قلتها في حقي ويسعدني أنك استفدت من بعض ما ارفقه في هذا القسم من مقالات ودراسات لست سوى مجتهدة بنقلها..

بالنسبة لوضع دراسة مقارنة بين عمل الجمعيات العربية عامة فهذا ما كنت أتمناه من مساهمة و مشاركة المتطوعين من مختلف البلدان العربية معنا في هذا القسم ..
وبالنسبة لمسألة تطوير الجمعيات السعودية فلقد طرح هذا الموضوع في أحد اجتماعات مجلس الشورى
منذ عدة أشهر وماتزال الدراسات قائمة ...الله كريم..

مرة أخرى أشكرك أخي عبدالله عبدالرحمن...

زيد عزيز مطهر
09-Oct-2007, 01:09
مشكوووووووووووورون

الماس
09-Oct-2007, 04:00
الله يعطيك العافية اختي هدى على الموضوع ، معلومات رائعة :)


ومن المؤسف حقاً عدم اهتمام كثير من الجمعيات الخيرية بهذا الجانب خاصة

الجمعيات الريفية التي تحتاج الى بذل مزيد من الجهود من قبل الأعضاء والمرشدين الاجتماعيين

في تنظيم الملفات والسجلات.

وأعتقد ان السبب في عدم اهتمام الجمعيات بهذه السجلات هو هشاشة ثقافة الوعي لدى

العاملين في هذه الجمعيات بأهمية هذه السجلات في تسيير العمل ، او جهلهم في طريقة التعامل

معها بالشكل الصحيح .

لذلك عندما تحدد احتياجات العاملين في الجمعيات الخيرية وتعرف مواطن الضعف لديهم

وتصمم على ضوئها برامج تدريبية وتطويرية ستتغير بالتأكيد نظرتهم عن أمور كثير كانت

مبهمة في الجمعية ومنها السجلات وسوف تفعّل بشكل أفضل .

والله الموفق ،،

هدى عبدالعزيز
10-Oct-2007, 01:16
مرحبا بكم..
الأخ/ زيد عزيز مطهر... أشكرك.
الأخت/ الماس .... أشكركِ على المداخلة الكريمة..

جمعيه خيريه
21-Oct-2009, 06:09
شكرا جزيلا استاذه هدى

الحمدلله ان لدينا اغلب هذذه السجلات لكن بنفس الترتيب لا

جزاك الله خير ؛؛استفدت كثيرا