المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : تطوير تنظيمي للجمعيات... (3) الأسس المهنية للجان



هدى عبدالعزيز
14-Apr-2007, 11:36
الموضوع السابق
http://www.arabvolunteering.org/corner/showthread.php?p=8266&posted=1#post8266
__________________________________________________ _______

يتوفر في الجمعية لجان دائمة أو مؤقتة، قامت اللجان المختصة بإنشائها معتمدة بذلك على الحاجة الواقعية للجمعية لوجود مثل هذه اللجان، وبعد أن تأكدت من المساعدة التي ستقدمها هذه اللجان لضمان فعالية دورها في الجمعية.
تباشر اللجان أدوارها بشكل فعال بما يساعد الهيئة الإدارية على انجاز أعمالها، وقامت الجمعية بإنشاء عدد من اللجان ضمن مسميات ومهام محددة تخدم أغراض واحتياجات الجمعية.
تعتمد اللجنة هيكلاً إدارياً بسيطاً يحقق المرونة في تسيير شؤونها، وتقوم اللجنة على ايجاد علاقات تنسيق وتعاون مع الهيئة الإدارية والعاملين وباقي اللجان، وتعتمد أسلوباً فعالاً في التخطيط لأعمالها وتنفيذها.

يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• أنواع اللجان وكيف تساعد على تحسين أداء الجمعية.
• التعرّف على الوظائف التي تقوم بها اللجان.
• التعرّف على المسميات الرئيسية للجان ومهام كل واحدة منها.
• التعرّف على علاقة اللجان بباقي أجهزة الجمعية وهياكلها.
• أساليب إدارة أعمال اللجان بشكل ناجح.

أولاً: أسباب إنشاء اللجان
لا بد أن يكون قرار إنشاء اللجنة مبنياً على حاجة واقعية للجمعية، فوجود اللجنة هو عبارة عن استجابة لإحتياج عملي تواجهه الجمعية. وحتى تتأكد اللجنة من فعالية وجود اللجان، لا بد لها من اعتماد معايير أساسية تساعدها على الإقرار بضرورة إنشاء اللجنة، منها:
• أن يساعد إنشاء اللجنة على تحقيق أهداف الجمعية.
• أن يساعد إنشاء اللجنة على تنفيذ برامج ونشاطات الجمعية .
• أن يساعد إنشاء اللجنة على تلبية أو تغطية تخصصاً معيناً.
• أن يكون إنشاء اللجنة استجابة لإحتياجات الأعضاء (الهيئة العامة) أو الفئات المستهدفة.
ويعتبر وجود اللجان في الجمعيات ضرورة حيوية، خاصة في الجمعيات التي تنفذ عدة خدمات ونشاطات وبرامج. ويساعد وجود اللجان في الجمعيات على:
• تخفيف العبء الذي تتحمله الهيئة الإدارية في تطوير وتنفيذ أعمال الجمعية.
• تحقيق التطوير التنظيمي للجمعية من خلال وجود لجان تتعامل مع اختصاصات محددة.
• تفعيل مشاركة أعضاء الهيئة العامة في الجمعية من خلال اشتراكهم في عضوية اللجان.
• تنسيق العمل وتوزيع المهام والمسؤوليات بين أجهزة وهياكل الجمعية بشكل عملي وفعّال.
وهناك نوعان رئيسيان للجان، هما:
- اللجنة الدائمة: وتشكَل للقيام بمسؤوليات ومهام ذات طبيعة مستمرة من حيث طبيعتها ومدتها، أي أنها تباشر مهام دائمة للجمعية.
- اللجنة المؤقتة: وتشكل للقيام بمسؤوليات ومهام محددة من حيث طبيعتها ومدّتها، أي أنها تؤدي وظيفة مؤقتة للجمعية وينتهي وجودها بانتهاء هذه الوظيفة.

وتقوم الهيئة الإدارية بإنشاء اللجان الدائمة في الجمعية، أما بالنسبة للجان المؤقتة فيمكن للهيئة الإدارية أو اللجان الدائمة أو المدير التنفيذي الإقرار بانشائها.
__________________________________________________ _______
خلاصة: يتوفر في الجمعية لجان دائمة أو مؤقتة، قامت الجهات المختصة بإنشائها معتمدة بذلك على الحاجة الواقعية للجمعية لوجود مثل هذه اللجان، وبعد أن تأكدت من المساعدة التي ستقدمها هذه اللجان لضمان فعالية دورها في الجمعية.
__________________________________________________ _______


ثانياً: دور اللجان ومسمياتها
تنجز الهيئة الإدارية أغلب أعمالها من خلال اللجان، حيث تقوم اللجان بترجمة قرارات وتوصيات الهيئة الإدارية، أو تزويدها بالمعلومات والمعطيات الأساسية التي تسهل عليها اتخاذ القرارات المناسبة.
ومن أهم أدوار اللجان: تنفيذ قرارات الهيئة الإدارية، وضع خطط العمل التي تحقق تنفيذ الخطة الإستراتيجية، تقديم المقترحات التطويرية، ومتابعة أعمال ونشاطات الجمعية.
أما بالنسبة لمسميات اللجان، فتجدر الإشارة إلى أنه لا يوجد نظام موحد لذلك، بل تقوم كل جمعية بإنشاء لجان ضمن مسميات تتناسب مع احتياجاتها الواقعية. وبشكل عام هناك مسميات عامة للجان من المفترض أن تتواجد في معظم الجمعيات، وهي:
• لجنة التخطيط
وهي اللجنة التي تتولى رسم السياسات العامة للجمعية، وتتولى وضع مسودات الخطط الإستراتيجية لها بتكليف من الهيئة الإدارية. وتهدف هذه اللجنة إلى تحديد معالم الطريق الذي ستسلكه الجمعية لتحقيق أهدافها.
• لجنة تطوير العضوية
وهي اللجنة التي تتولى متابعة تقديم الخدمات للأعضاء وتحصيل اشتراكاتهم السنوية، كما تسعى هذه اللجنة إلى المحافظة على أعضاء الجمعية وزيادة عددهم من خلال الإتصال بأفراد جدد وعرض العضوية عليهم، كما تقوم بتطوير الخدمات التي تقدم للأعضاء بما يكفل الإحتفاظ بالأعضاء الموجودين واستقطاب غيرهم. كما تقوم هذه اللجنة بتحقيق التواصل بين الجمعية وأعضائها.
• لجنة تنمية الموارد المالية
وهي اللجنة التي تباشر تحديد الموارد المطلوبة لإستمرار الجمعية وتنفيذ برامجها ونشاطاتها، وتضع الخطط المناسبة لتنمية موارد الجمعية المالية من خلال الوصول إلى طرق ومصادر تمويلية كحملات جمع الأموال والتبرع والتعرف على مؤسسات تمول مشاريع تنموية.
• لجنة العلاقات العامة
وهي اللجنة التي تتولى تقوية علاقات الجمعية بمحيط العمل الذي تعمل به، وتعد ما يلزم من كراسات تعريفية بالجمعية وأهدافها وتقارير سنوية أو دورية تصف حجم نشاطاتها ليتم توزيعها على الأعضاء والفئات المستهدفة سواء أفراد أو منظمات أخرى.
• لجنة البرامج والمشاريع
وهي اللجنة التي تقوم بعملية تطوير برامج ونشاطات الجمعية، كما تتولى اقتراح مشاريع وبرامج جديدة من دورات وورش عمل وندوات ومؤتمرات وغيرها من أشكال النشاطات.
• لجنة الدارسات والأبحاث
وهي اللجنة التي تتولى إعداد الدارسات والأبحاث الخاصة باهتمامات الجمعية، كما تقوم بإعداد قواعد المعلومات ذات الموضوعات المتصلة بمجال عمل الجمعية.
• لجنة الوعي العام
وهي اللجنة التي تهتم بتوعية الرأي العام بالقضايا التي تتناولها الجمعية واستخدام الوسائل الإعلامية المناسبة لخلق رأي عام مشترك حول هذه القضايا.
• لجنة التطوع
وهي اللجنة التي تتولى رفد موارد الجمعية بالجهود التطوعية ووضع نظام لإمتيازات ومهام المتطوعين. وتقوم هذه اللجنة بإعداد سجلات بالمتطوعين وتحفظها في مقر الجمعية.

__________________________________________________ _______
خلاصة: تباشر اللجان أدوارها بشكل فعال بما يساعد الهيئة الإدارية على انجاز أعمالها، وقامت الجمعية بإنشاء عدد من اللجان ضمن مسميات ومهام محددة تخدم أغراض واحتياجات الجمعية.
__________________________________________________ _______

ثالثاً: تنظيم أعمال اللجان
التنظيم الناجح لأعمال اللجان يقتضي وجود هيكلاً داخلياً مرناً للجنة، تنسيقاً فعالاً لعلاقات اللجنة مع باقي أجهزة الجمعية، وأسلوباً إدارياً ناجحاً في تسيير أعمال اللجنة.
• الهيكل الداخلي للجنة:
تعتمد اللجنة هيكلاً داخلياً بسيطاً، وهو:
• الرئيس
• المقرر.

عادة ما يكون رئيس اللجنة عضواً من الهيئة الإدارية، ويشترط أن لا يكون هذا العضو رئيساً لأكثر من لجنة. أما بالنسبة للمقرر، فيمكن أن تعين اللجنة مقرراً دائماً لها أو أن تتم تسميته في كل اجتماع.

تقوم العضوية في اللجان بالأساس على انتساب أعضاء الهيئة العامة فيها، وترتبط العضوية في اللجان بطبيعة المهام التي تقوم بها، فمعيار التخصص هو أحد معايير انتقاء الأعضاء في اللجان، كما تعتبر السمات الشخصية والمهارات من المعايير الهامة التي من المفضل العودة إليها عند اختيار أعضاء اللجان، كما يعتبر التفرغ للعمل مع اللجنة من المعايير الواجب توافرها في العضو.

ويمكن للجان أن تستخدم عدة طرق لإستقطاب العضوبة فيها، مثل:
وضع قسم خاص باللجان التي يرغب المشترك في الجمعية أن ينضم إليها، ويمكن وضع هذا القسم الخاص في طلب الإنتساب أو عن طريق ذكر اللجان وأهدافها ومهامها في نشرات تعريفية، أو عن طريق الإجتماعات السنوية، أو باستخدام البريد الالكتروني ... وغيرها من الوسائل.
أما في اللجان المؤقتة فيمكن ضم أعضاء من خارج الجمعية نظراً لإختصاصهم ومهاراتهم التي يتميزون بها.
ويمكن اشتراط أن لا ينتسب العضو الواحد لأكثر من لجنتين أو ثلاث لجان. ويدعم هذا الهيكل الإداري البسيط ارتباط أعضاء اللجنة الواحدة بعلاقة "فريق العمل" واعتماد أسلوب تشاركي في نقاشات وقرارات لجنتهم.

• علاقة اللجان مع باقي الأجهزة: تستقل اللجان في عملها عن الهيئة الإدارية، فاللجنة هي التي تضع أهدافها ومهامها وخطط عملها بمفردها، ولكن استقلالية اللجنة عن الهيئة الإدارية لا يعني عدم التنسيق، فلا بد أن تقوم اللجنة باطلاع الهيئة الإدارية على انجازاتها والنشاطات التي تقوم بها والنشاطات التي تنوي القيام بها.

يساعد الكادر الإداري اللجان في تنفيذ أعمالها، ومن المهم جداً أن يشارك مدير الجمعية أو المدير التنفيذي في اجتماعات اللجان أو أن يوكل هذه المشاركة إلى أحد العاملين. وفي كثير من الجمعيات يوجد موظف يحمل مسمى "منسق اللجان" يشارك في اجتماعات كآفة اللجان.
لا بد أن تنسق اللجان فيما بينها أيضاً، خاصة وأن الكثير من أعمالها يعتبر مكملاً لأعمال بعضها البعض، ويمكن تحقيق هذا التنسيق من خلال تحديد اجتماع شهري لرؤساء اللجان يشارك فيه المدير التنفيذي والعاملين المعنيين بأعمال اللجان.

• الإدارة الناجحة لأعمال اللجنة:
من أهم متطلبات نجاح أعمال اللجنة وجود ما يلي:
• أن تضع اللجنة أهدافاً ومهاماً واضحة لها.
• أن تضع مواعيد اجتماعات تتناسب مع أعضائها وأن تضمن الإلتزام بها.
• وضع خطط عمل وبرامج عمل تترجم المهام التي ستباشرها اللجنة.
• توثيق أعمال اللجنة وإعداد تقارير عمل تصف مخططاتها وانجازاتها وأن يتم توزيعها على المعنيين في الجمعية.
• الحرص على وجود المشاركة الفعّالة من قبل أعضاء اللجنة .

__________________________________________________ ______
خلاصة: تعتمد اللجنة هيكلاً إدارياً بسيطاً يحقق المرونة في تسيير شؤونها، وتقوم اللجنة على ايجاد علاقات تنسيق وتعاون مع الهيئة الإدارية والعاملين وباقي اللجان، وتعتمد أسلوباً فعالاً في التخطيط لأعمالها وتنفيذها.
__________________________________________________ ______

نصائح وتوجيهات

• على اللجنة أن تصيغ عبارات مكتوبة تبين مسئولياتها والخطوط التي تسير على هداها، والأهداف السنوية لها، وأن تراجع وتنقح تلك العبارات بصورة دورية.
• ينبغي ترشيح رئيس للجنة ذي فعالية يتفهم بوضوح عمل الجمعية ودور اللجنة وأهميتها .
• يتعين اختيار أعضاء اللجنة من بين المشهود لهم بالخبرة والمهارات والإهتمامات التي تدعم أهداف اللجنة, وبحيث تتكامل مواهب كل عضو من أعضاء اللجنة مع ما يتمتع به أقرانه من باقي الأعضاء.
• كتابة مهام كل عضو في اللجنة والعمل على توزيع المهام بينهم.
• وضع أساسيات علاقة اللجنة مع باقي أجهزة الجمعية.
• توفير المعلومات الوافية لأعضاء اللجنة لمساعدتهم في اتخاذ القرارات.
• إعداد تقارير عما انجزته اللجنة من أعمال في التوقيتات المناسبة، وتوزيعها على المعنيين في الجمعية.
• تحديد جداول مواعيد الإجتماعات مسبقاً بفترة كافية بالتشاور مع الأعضاء والإستغلال الأمثل لوقت الإجتماع عن طريق توزيع المواد وجدول أعمال الإجتماع قبل انعقاده بفترة كافية، وعن طريق المرور على نقاط جدول الأعمال بنفس أسلوب اجتماعات الأعمال
• اجراء تقييماً سنوياً لإنجازات اللجنة بالنسبة لأهدافها.

gara2
15-Apr-2007, 03:39
السلام عليكم يا اخت هدى اولا, واهلا بعودتك ثانيا.
بارك الله فيك على هذه المعلومات القيمه جدا,طبعا ,وبعد اذنك فقد قمت بدوري كالعاده ,بنسخ هذه المعلومات القيمه,وتشكيلها كدوسيه عمل ,او بشكل منهاج يمكن تناولها ودراستها متى شئنا,وخصوصا بعدما رتبت انت بارك الله فيك,هذه الماده الى اجزاء او اسس ,كما سميتيها انت .وانا بدوري احتفظت بجميع الاسس الثلاث بعد الاطلاع عليها طبعا,وقرائتها جيدا ووجدت من الضروري حفظها كماده تدرس ايضا.
وانا اعدك ان شاء الله بان نتبنى هذه الماده ,خصوصا وكما تعلمين حضرتك اننا في صدد وضع اللبنات الاولى للجمعيه الخيره,ان شاء الله,وانا اعدك كذلك باننا سوف نتواصل معكم ,ومن خلال هذا الموقع الرائع طبعا, وسوف نعلمكم بهذا في حينه خطوه ,خطوه.بارك الله لكم جميعا, والسلام

هدى عبدالعزيز
15-Apr-2007, 04:18
وعليكم السلام ورحمة الله وبركاته...
مرحباً بك أخي/ gara2...
شكراً لك على اهتمامك بالمتابعة, وبخصوص التطوير التنظيمي للجمعيات فهذه هي أخر ماده بهذه الدراسة...
بعد غد إن شاء الله...سنبدأ مع سلسلة لإستراتيجيات العمل سنطرحها في أربعة مواد..
يوماً ...بعد.. يوم (باستثناء يومي نهاية الأسبوع)...

كي يكون هناك وقت بين ماده وأخرى لتتسنى الفرصة لدراستها بشكل أدق...

gara2....
يسعدني جداً أن ما نعرضه عليكم من دراسات قد نال رضاكم..
ونتمنى أن نسمع أخبار طيبه عن جمعيتكم....

شكراً لكم وسهل الله أمركم إن شاء الله.

مجاهد بن أحمد بخش
20-Apr-2007, 07:18
أشكر الأخت هدى عبدالعزيز وفقها الله على الطرح الموضوعي، لقد تابعت المقالات الثلاث التي نشرتيها وقمت بنسخها في حقيبة المعلومات الهامة جداً في جهازي، لإفادة من حولي من المهتمين في العمل التطوعي المؤسسي.
كتب الله أجرك على ما تبذين من جهد، ورفع الله قدرك في الدارين.

مجاهد بخش
المدينة النبوية

هدى عبدالعزيز
22-Apr-2007, 02:08
مرحباً بك..
أخ/ مجاهد...شكراً لك وجزاك الله خير

عاشق البحر
27-Apr-2007, 08:47
مشكورة اختي هدي للامانه دائما مبدعه بكتاباتك وبطرحك للمواضيع
اخوكي عاشق البحر